TIME MANAGEMENT TRAINING (1 dag!)

"Ik heb geen tiijd om me daar mee bezig te houden" is een veel gehoorde reden om maar niet met time management te beginnen. "Dagelijks alle e-mail verwerken en alle binnenkomende post verwerken, daar heb ik helemaal geen tijd voor" wordt dan meestal gezegd. Wat ze niet zeggen is dat ze dagelijks een uur kwijt raken met het zoeken naar documenten die "net nog hier lagen" en het herstellen van fouten die gemaakt zijn omdat ze niet hebben gereageerd op die ene e-mail die ze vergeten zijn.

Erger nog zijn die collega's die roepen: "maar onder druk presteer ik beter". Eigenlijk zeggen die collega's: "als het echt moet werk ik efficiënt". Dat houdt dus tevens in dat als die druk er niet is ze niet efficient werken en met dingen bezig zijn die niet belangrijk zijn.

Time Management opzetten kost eenmalig tijd

Natuurlijk kost het opzetten van een efficiënt time management systeem tijd. Hoeveel?

Vanaf vandaag is onze Zweedse site online. Op onze schitterende lokatie in Salbohed (Zweden) verzorgen wij Time management trainingen voor Zweedse bedrijven, maar ook voor Nederlandse bedrijven die iets meer zoeken dan alleen maar een training.

In de zomer, maar zeker ook in de winter is dit een fantastische plek om te vertoeven. Combineer een of meer trainingen van een halve of hele dag met 1 of 2 dagen outdoor activiteiten, lekker eten en eigen overlegsessies in een van onze vele ruimtes die we ter beschikking hebben.

Voor de Nederlandse bedrijven verzorgen wij in Zweden het gehele pakket aan trainingen: Time Management, Snellezen en Mindmapping.

Salbohed ligt op ruim 1 rijden van Stockholm, midden in de uitgestrekte Zweedse bossen en tussen de vele meren.

Vanuit verschillende Nederlandse en Belgische luchthavens kan gevlogen worden op een van de luchthavens van Stockholm -Skavsta en Arlanda. Van hieruit is Salbohed met de auto uitstekend te bereiken (zomer én winter).

Neem Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. op voor meer informatie.

klik hier voor de foto impressie van de locatie op de Zweedse site of bekijk de foto's in de gallerij door op LEES MEER... te klikken.

Deze keer geen artikel op onze eigen blog, maar een bijdrage van Jos van Mil op de populaire blog Frankwatching.

Een kritische blik op de hype rondom HNW en dan vooral gericht op 'rondom'. De essentie van het werk, het primaire proces, wordt hierbij vaak vergeten en de nadruk ligt meestal op het gebouw, een iPad en twitter.

Lees hier het complete artikel:

http://www.frankwatching.com/archive/2011/06/18/het-nieuwe-werken-is-oud/

Wil je meer technieken leren om je werk en leven efficiënter en prettiger in te richten? Tijdens onze 1-daagse training Time management leert u een compleet time management systeem kennen én toepassen, waarin alle aspecten van uw dagelijks werk aan bod komen. Wij komen naar u toe: een paar collega's en een vergaderruimte is voldoende. Lees meer over de inhoud van deze time management training of vraag direct een offerte aan.

Outlook pst-file of ost-file is vol

Ik maak het regelmatig mee en krijg er ook veel vragen over, dus lees hier hoe het in elkaar zit.

In dit artikel:

♦ Achtergrond PST, OST, ANSI & UNICODE

♦ Welk soort bestand gebruik ik?

♦ Mijn pst-file is kleiner dan 20GB, maar ik krijg toch een waarschuwing

♦ Ik kan mijn pst-file niet meer openen

♦ Converteren/migreren pst-bestand van ANSI naar UNICODE

Achtergrond PST, OST, ANSI & UNICODE

PST = Personal Storage Table
OST = Off-line Storage Table 

Afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikte bij de aanmaak van de bestanden, is de maximale omvang van de pst-file (en dus ook de ost-file, want dat zijn eigenlijk twee bestanden van dezelfde soort) beperkt:

In de oude versies is de omvang dus beperkt door het gebruikte formaat: ANSI. Hier is niks aan te doen.

In de nieuwere versies (vanaf Outlook 2003) wordt gebruik gemaakt van het UNICODE-formaat voor de pst- & ost-file, waardoor de maximale omvang theoretisch onbeperkt is. De omvang wordt in het Windows-register echter beperkt tot maximaal 20GB om praktische redenen. Het is ook absoluut niet aan te raden met een pst-file van 19Gb te werken. Dan is er toch iets mis in de manier waarop je omgaat met je e-mail en de bijlagen. Als je hier beter mee wilt leren omgaan, dan verwijs ik je naar onze 1-daagse Time Management training, waarin deze aspecten allemaal aan bod komen.

De nieuwe versies van Outlook kunnen altijd de ook oude ANSI-bestanden inlezen en blijven gebruiken. De limit blijft echter 2GB.
De oude versies van Outlook (2002 en eerder) kunnen ALLEEN de oude ANSI-bestanden lezen en gebruiken. Je kunt dus geen UNICODE pst-file openen met Outlook 2002 en eerder. Ook niet als het UNICODE pst-bestand kleiner is dan 2GB.

Het controleren of werkzaamheden zijn uitgevoerd of ervoor zorgen dat je informatie op tijd krijgt, kost veel tijd en frustratie.

Time Management houdt o.a. in dat je zo efficiënt mogelijk moet omgaan met informatie, zowel informatie die je verstuurt, als informatie die je moet ontvangen. Je zult vast wel een collega hebben die het stevast voor elkaar krijgt zaken niet op tijd aan te leveren. De deadline is bekend, maar omdat het systeem van deze collega niet voldoende functioneert, komt de informatie steeds te laat.
Het is dan aan jou om deze collega tijdig eraan te herinneren dat jij die informatie absoluut over twee dagen nodig hebt. De tijd die je nodig hebt om dit te controleren en de collega te herinneren, is verloren tijd.

Vanuit deze ervaringen heb ik vaak de vraag gekregen of het mogelijk is om in Outlook een e-mail te versturen op basis van een taak:

• e-mail versturen bij het voltooien van een taak
• e-mail versturen x dagen voor de einddatum van een taak

Outlook kan echter alleen automatisch een e-mail versturen op basis van een taak als het om een gedelegeerde taak gaat. Bij standaardtaken is dat niet mogelijk.

In dit artikel laat ik zien hoe je dit op een slimme manier toch kunt regelen, ook al is dit niet geheel automatisch.

Ga eens voor jezelf na hoeveel tijd je elke dag kwijt raakt met het zoeken naar spullen: je sleutels, je bril, je mobiel, die brief die je nog moest beantwoorden.... En elke dag opnieuw herhaalt dat ritueel zich.

Je bent net iets te laat opgestaan en na de douche zoek je je schoenen of je stropdas, want die had je toch gisteren in de slaapkamer uitgedaan ..... of toch niet? Helemaal aangekleed, snel ontbijten en de deur uit, want om 9 uur begint die vergadering. Nu maar hopen dat er geen file staat...

Je trek je jas en voelt in je jaszak om de autosleutels te pakken ..... paniek! Waar zijn de autosleutels?

Nu ga je ervaren wat onderzoek allang heeft aangetoond: in stresssituaties kun je niet helder nadenken. Je huisgenoten horen je noodkreet: heeft iemand mijn sleutels gezien? Niemand natuurlijk, want iedereen is zijn eigen spullen aan het zoeken.

Uiteindelijk vind je ze op tafel onder de stapel post die je gisteren bij thuiskomst opgeraapt hebt. Helemaal in gedachte over die brief van het CJIB heb je de sleutels op tafel gelegd en de brief open gemaakt. De andere post is toen bovenop de sleutels terecht gekomen.

Gestrest rijd je de auto van de oprit en schiet je nog net op tijd te binnen dat je dat rapport mee moet nemen dat je gisteravond nog hebt gelezen. Auto weer in de oprit, snel naar binnen, rapport van de salontafel grissen en wegscheuren. Nu maar (weer) hopen dat er geen file staat...

In het artikel van 15 maart heb ik beschreven hoe je automatisch een reservekopie kunt maken van het Outlook pst-bestand met de gratis Personal Folders Backup Add-in van Microsoft. Dit werkt uitstekend in alle versies van Outlook tot en met versie 2007.

Als je Outlook 2010 hebt geïnstalleerd, dan zul je gemerkt hebben dat het programma niet meer doet wat het zou moeten doen. Dat heeft te maken met een gewijzigde manier van afsluiten van Outlook 2010. Hierdoor krijgt de Add-in niet meer de melding dat Outlook is afgesloten en dat de reservekopie gemaakt moet worden.

Vonden we in de vorige versies in het menu Bestand de optie Reservekopie, in Outlook 2010 vind je die optie terug in het menu Invoegtoepassingen.

De hoeveelheid e-mail neemt steeds verder toe en we klagen steeds meer dat we verzuipen in de e-mail. Wat doe je zelf al om de hoeveelheid e-mail te verminderen?

Maak er een gewoonte van om je eigen e-mails te analyseren op duidelijkheid en bruikbaarheid. Dat zal in eerste instantie even wennen zijn, maar na een paar dagen ga je vanzelf efficiënter e-mailen. Duidelijke, goed opgestelde e-mails kunnen de hoeveelheid e-mail aanzienlijk reduceren en leveren dus tijdwinst op.

Vóórdat je op Versturen klikt controleer dan eerst of je e-mail voldoet aan de volgende regels, te beginnen met de belangrijkste:

Stuur alleen e-mails die je taak een stap verder brengen.

De overige regels zijn:

Onderzoek heeft uitgewezen dat kenniswerkers gemiddeld elke 3 minuten onderbroken worden in hun werk door een of andere interruptie. Het herstellen van de concentratie kan wel tot 20 minuten, afhankelijk van het soort interruptie.

Veel mensen stimuleren dit interruptiegedrag en maken het probleem erger doordat ze denken dat ze continu beschikbaar moeten zijn, zodat anderen denken dat ze belangrijk, onmisbaar en goed in hun werk zijn. Niets is echter minder waar.

En het aantal soorten interrupties wordt steeds meer. Hadden we voorheen alleen maar te maken met:

1. telefoon
2. e-mail
3. collega's

Nu hebben we al te maken met:

1. telefoon
2. e-mail
3. collega's
4. SMS
5. Twitter
6. Linkedin
7. Hyves
8. Facebook
9. Messenger
10. Skype
11. ...

... en dit worden er steeds meer.

Langetermijndoelen realiseer je niet in één grote stap, maar door een reeks gedefinieerde, doelgerichte acties.

Wie heeft er geen To-Do lijst of actieslijst? Vrijwel iedereen heeft er één of zelfs meer. En wat staat er op? Alleen maar zaken die urgent zijn - auto beurt, aanvraag verwerken, mail Jan beantwoorden, klant terugbellen, printer foutmelding. Wie of wat het hardste schreeuwt, krijgt de meeste aandacht.

Het gevolg hiervan is dat grotere stille taken, die niet om aandacht schreeuwen, ondergesneeuwd raken. En dat terwijl juiste deze taken de grootste impact hebben op ons werk en ons leven - jaarplan schrijven, meer tijd voor het gezin, veiligheidsprocedures herzien enzovoort. Als je deze taken maar lang genoeg negeert, worden ze uiteindelijk zo urgent dat ze op je To-Do lijst terecht komen, want dan heeft een ongeval plaatsgevonden omdat je die procedures nog niet hebt aangepast of dan stelt je baas je ineens een ultimatum voor het jaarplan.

Soms wil je in Outlook een terugkerende afspraak van de ene agenda (je standaard agenda) naar een andere agenda (privé of projectagenda) verplaatsen. Als je in de standaard dag/week/maand-weergave zo'n terugkerende afspraak versleept naar een andere agenda, dan wordt alleen de afspraak van die betreffende agenda verplaats. Tevens wordt dan het terugkeerpatroon verbroken. De actie in de onderstaande afbeelding heeft dus tot gevolg dat het terugkeerpatroon wordt verbroken.

Regelmatig moet ik een afspraak of een taak in Outlook maken die een aantal dagen of weken na een bepaalde datum ligt.

Je kunt het uitrekenen of naar de agenda gaan en tellen totdat je de datum gevonden hebt. 5 dagen na 14-3 is natuurlijk best wel te doen (19-3), maar 12 dagen na 24-2 is wat moeilijker.

De slimme manier

In Outlook kun je begin- of einddatum van een taak of afspraak ook relatief ingeven:

Aantal dagen of weken vanaf geselecteerde datum:
aantal dagen vooruit: +5d
aantal weken vooruit: +2w

Let op:Het aantal dagen of weken wordt dus opgeteld bij de datum die al in het vak stond. Standaard staat er bij een nieuwe afspraak de datum van vandaag, maar als je daar al een andere datum hebt gekozen, wordt uitgegaan van deze laatste datum.

Veel mensen worstelen dagelijks met de grote hoeveelheid aan gegevens, acties en projecten die ze moeten verwerken, bijhouden en coördineren. Outlook lijkt de aangewezen software om dit te doen, maar schiet te kort als het op projectmanagement aankomt. Voor de hele grote projecten is er Microsoft Project, maar voor de meeste kenniswerkers is dit veel te omvangrijk.

In mijn boek heb ik al uitgelegd hoe je eenvoudige projecten kunt beheren door een slimme takenlijst te maken in Outlook.

Kort samengevat komt dat hierop neer:

1. maak in de Outlook takenlijst per project één taak,
2. pas de weergave van de takenlijst (toon deze rechts naast je agenda met ALT+F2) aan, zodat je de velden ‘taakonderwerp’ en de ‘begindatum’ zit,
3. sorteer de lijst op begindatum.

De begindatum functioneert nu als de volgende datum waarop jij zelf vindt dat je hier weer aandacht aan

Hoe vaak maak je het niet mee dat je ineens een goed idee krijgt of dat eraan denkt dat je straks je collega nog even moet bellen. Bijna even zo vaak ben je dat idee later ook weer kwijt en heb je die collega nog steeds niet gebeld.

Waarschijnlijk maak je het ook vaak mee dat je ‘s avonds in bed ligt en ineens weer aan allemaal die dingen denkt die je nog had moeten doen.

Nog zo’n mooi voorbeeld: je zit in de auto en hoort een mooi stuk muziek. Waarschijnlijk zul je dan denken: ”Daar moet ik eens iets van downloaden”. Vrijwel zeker zul je er niet meer aan denken als je uitstapt en als je er al aan denkt, weet je niet meer hoe dat nummer of die groep heette.

Het positieve hieraan is dat dit iedereen overkomt. Dat heeft te maken met de werking van het kortetermijngeheugen, dus wees gerust.

Een leeg Postvak In levert rust en tijdwinst op.

Heb je ooit een leeg Postvak In gehad? Sommigen zien slechts één keer een leeg Postvak In en dat is als ze de eerste werkdag hebben van hun nieuwe job.

Anderen lukt het soms een leeg Postvak In te hebben en de rest heeft een steeds groeiend aantal e-mails in hun Postvak In staan.

Als de Time Management goeroes het over één ding eens zijn, dan is het wel dat een leeg Postvak In resulteert in efficiënter werken.

Als we het over Time Management hebben, dan hebben we het ook over het optimaal inzetten van hulpmiddelen. Tijd kwijt raken doordat je systemen niet goed werken of niet goed op elkaar zijn afgestemd, is echt verloren tijd. 

Het maakt niet uit welk apparaat ik in handen heb (mijn iPod, Blackberry, notebook, PC), ik wil op dat moment kunnen beschikken over mijn e-mail en agenda. Enkele weken geleden was ik in een afgelegen gebied in Scandinavië. Mijn Blackberry en mijn UMTS-kaart konden hier geen verbinding maken. Het enige dat voorhanden was, was een PC met Internet. Ook dan moet je in staat zijn om je zaken te regelen als ze belangrijk genoeg zijn.

In onderstaand artikel kun je lezen hoe ik de systemen aan elkaar koppel. Mijn uitgangspunten waren:

1. gebruiksgemak
2. apparaatonafhankelijk
3. plaatsonafhankelijk
4. beschikbaarheid
5. betrouwbaarheid

Het RESULTAAT van dit alles is: Geen dubbel werk en dus TIJDWINST

E-mail heeft een belangrijke plaats ingenomen in de moderne communicatie en is niet meer weg te denken. Het kan je helpen om heel snel vragen beantwoord te krijgen en dan is e-mail een fantastisch communicatiemiddel.

Het kan echter ook anderen helpen om veel vragen aan jou te stellen. Op zich is daar niks mis mee, maar er zijn momenten dat je er gek van wordt.

Hoe je tegen e-mail als communicatiemiddel aankijkt, heeft te maken met de modus waarin je op dat moment zit:

1. ad hoc modus
2. concentratie-modus

Welke time management training je ook volgt, je zult altijd te horen krijgen dat je anders met je e-mail zult moeten leren omgaan.

In dit artikel

1. Back-up pst-bestand
2. Corrupt pst-bestand

Veel mensen werken met Outlook om hun e-mail te ontvangen en te versturen. Waarschijnlijk zullen ze ook andere delen van Outlook gebruiken, zoals contactpersonen, taken, notities en misschien RSS-kanalen. Wellicht heb jij veel informatie in Outlook staan en wil je die niet graag kwijtraken.

Als je Outlook zakelijk gebruikt, dan is er meestal niks aan de hand. De informatie die je in Outlook ziet, staat veilig op de Exchange server en daar heb je geen omkijken naar (daar zorgt een andere afdeling voor).

Als je Outlook privé gebruikt of zonder (Exchange) server, dan staan alle gegevens (e-mail, afspraken, notities, contactpersonen, taken) in één bestand: Outlook.pst

Als je dit bestand kwijtraakt, dan is dat meestal rampzalig. Het is echter al talloze mensen gebeurd: hard disk defect (elke hard disk gaat ooit kapot!!!), pst-bestand zelf raakt corrupt (hierover straks meer), bestand vergeten over te zetten bij het in gebruik nemen van een nieuwe PC......

Het is dus zaak regelmatig een back-up van het bestand Outlook.pst te maken. Dat kan handmatig of automatisch.

Regelmatig e-mail ik met een iPhone gebruiker en ik kreeg wel eens de vraag waarom ik vaak de letter "J" in een bericht heb staan.

In Outlook gebruik ik Word als e-mail editor en als ik :) intik, vertaalt Outlook dit meteen via de autocorrectiefuncte naar een lachebekje . De iPhone kan deze smiley niet tonen, omdat deze het font Wingdings niet heeft geïnstalleerd. In plaats daarvan wordt een "J" getoond, of een "L" in het geval van :( 

Dit is geen typische iPhone-aangelegenheid. Elke apparaat dat Wingdings niet heeft geïnstalleerd, zal het default font gebruiken om het bericht weer te geven. Dit levert echter meestal alleen problemen op met symbol fonts.

Wil je meer technieken leren om je werk en leven efficiënter en prettiger in te richten? Tijdens onze 1-daagse cursus Time management leert u een compleet systeem kennen én toepassen, waarin alle aspecten van uw dagelijkse werk aan bod komen. Wij komen naar u toe: een paar collega's en een vergaderruimte is voldoende. Lees meer over de inhoud van de training of vraag direct een offerte aan.

Je kunt in Outlook meerdere takenlijsten of -mappen maken onder de oorspronkelijk Taken-map.

Dit is handig als je als manager zaken in de gaten moet houden. Dit kunnen mappen zijn voor medewerkers waarin je taken naar hun delegeert, of mappen waarin je de status bijhoudt van de taken die voor een bepaald project gedaan moeten worden.

Het vervelende is echter dat je deze taken ook weer terugziet in de takenbalk aan de rechterkant van je scherm (deze zet je aan/uit/geminimaliseerd via ALT+F2). Het wordt dan een lange lijst waar je eigenlijk niks mee kunt.

Je zult waarschijnlijk - net zoals ik - enkele pagina's of secties in OneNote hebben waar je vaak naar terugkeert. Bijvoorbeeld je To Do-list, de statuslijst van een bepaald project of een lijst met zaken die je nog eens op internet wilt opzoeken.

Vaak wil ik snel naar deze specifieke pagina en dan is een snelkoppeling wel handig. In plaats van een snelkoppeling naar het OneNote Notebook, kun je ook een snelkoppeling maken naar een specifieke sectie of pagina. Dat doe je als volgt: